Resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) all'Amministratore di condominio
La presente informativa descrive le modalità e le finalità del trattamento dei dati personali effettuato da Multicerta S.r.l., in qualità di titolare, nell'ambito del rapporto contrattuale con l'Amministratore di condominio. L'informativa riguarda i dati personali delle persone fisiche coinvolte: l'Amministratore persona fisica; ove l'Amministratore sia costituito in forma societaria, il legale rappresentante, i referenti e i Collaboratori cui siano attribuiti accessi alla Piattaforma.
Titolare del trattamento è Multicerta S.r.l., con sede legale in Milano (MI), via Antonio Stradivari n. 4, sede operativa in Parma (PR), Via Emilia Ovest n. 129/2, P.I. 02149430346, in persona del legale rappresentante pro tempore (di seguito «Multicerta» o il «Titolare»).
Recapiti per l'esercizio dei diritti e per ogni richiesta in materia di protezione dei dati: dpo@netbuilder.it.
Nel rapporto con l'Amministratore si distinguono due contesti di trattamento, retti da ruoli diversi:
Il Titolare ha designato un Responsabile della protezione dei dati ai sensi dell'art. 37 GDPR, contattabile ai seguenti recapiti: dpo@netbuilder.it.
Per i trattamenti in titolarità di Multicerta, sono trattate le seguenti categorie di dati personali:
Inoltre, Multicerta informa l'Amministratore che i dati e le informazioni contenuti nei verbali assembleari saranno utilizzati per permettere ad uno strumento di intelligenza artificiale integrato nella Piattaforma di ricavare un elenco di azioni/interventi che il Condomìnio è tenuto ad adottare successivamente alle delibere assembleari. Si precisa che il prescritto strumento di intelligenza artificiale è sviluppato internamente da Multicerta e non permette il trasferimento dei dati/delle informazioni a soggetti/strumenti terzi. I dati e le informazioni così raccolte non sono in alcun modo utilizzate per finalità di addestramento di strumenti terzi di intelligenza artificiale né per finalità ulteriori da quelle sin qui descritte.
I dati sono di regola forniti direttamente dall'Amministratore in fase di registrazione, attivazione e utilizzo della Piattaforma. Alcuni dati possono essere acquisiti:
I dati personali sono trattati per le seguenti finalità e sulla base delle corrispondenti condizioni di liceità di cui all'art. 6 GDPR:
| Finalità | Base giuridica (art. 6 GDPR) | Conservazione |
|---|---|---|
| Conclusione ed esecuzione del Contratto: registrazione e gestione dell'account tramite TeamSystem ID, attivazione ed erogazione dei Servizi, gestione del rinnovo e della disdetta, comunicazioni contrattuali. | Esecuzione del contratto o di misure precontrattuali (lett. b). | Per la durata del rapporto contrattuale. |
| Gestione dei pagamenti del canone mediante addebito diretto SEPA (SDD), della fatturazione e degli incassi. | Esecuzione del contratto (lett. b) e obbligo legale (lett. c) per gli adempimenti contabili e fiscali. | Per la durata del rapporto e, per i documenti contabili, dieci anni ex art. 2220 c.c. |
| Gestione dei ritardi e degli inadempimenti di pagamento, applicazione degli interessi di mora e recupero del credito. | Esecuzione del contratto (lett. b) e legittimo interesse al recupero del credito (lett. f). | Per il tempo necessario e sino ai termini di prescrizione applicabili. |
| Gestione delle richieste di assistenza e dei reclami. | Esecuzione del contratto (lett. b); legittimo interesse (lett. f). | Per il tempo necessario alla gestione. |
| Garantire la sicurezza della Piattaforma, prevenire abusi e frodi, gestire i log di accesso. | Legittimo interesse (lett. f). | Per il tempo necessario a gestire gli eventuali tentativi di frode e comunque nei limiti della sussistenza del rapporto contrattuale. |
| Sviluppo e miglioramento delle funzionalità della Piattaforma. | Legittimo interesse (lett. f). | Per il tempo necessario a sviluppare ed implementare le nuove funzionalità della Piattaforma. |
| Adempimento di obblighi di legge cui è soggetto il Titolare. | Obbligo legale (lett. c). | Nei termini previsti dalla legge. |
| Accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria. | Legittimo interesse (lett. f). | Per il tempo necessario e sino ai termini di prescrizione. |
Il conferimento dei dati necessari alla conclusione ed esecuzione delle Condizioni Generali, ivi inclusi i dati bancari per l'addebito SDD, è necessario per l'attivazione e la fruizione dei Servizi: il mancato conferimento comporta l'impossibilità di dar corso al rapporto contrattuale. Il conferimento dei dati trattati per adempiere a obblighi di legge è obbligatorio in forza delle relative disposizioni normative.
I dati personali possono essere resi conoscibili, per le finalità sopra indicate, ai seguenti soggetti:
I dati personali sono in linea di principio trattati all'interno dello Spazio Economico Europeo. Qualora ricorrano trasferimenti verso Paesi terzi, gli stessi avvengono nel rispetto delle condizioni di cui al Capo V del GDPR (artt. 44 e seguenti), sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea ovvero di garanzie adeguate, quali le clausole contrattuali tipo, unitamente, ove necessario, a misure supplementari.
I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e, in ogni caso, secondo i criteri indicati alla precedente tabella. In particolare, i dati contabili e fiscali sono conservati per dieci anni ai sensi dell'art. 2220 c.c.; i dati necessari all'accertamento, esercizio o difesa di un diritto sono conservati sino ai relativi termini di prescrizione. Al termine del periodo di conservazione i dati sono cancellati o resi anonimi.
Resta inteso che la conservazione e la disponibilità dei Documenti caricati sulla Piattaforma nell'ambito della gestione condominiale sono disciplinate dalle Condizioni Generali e dall'Atto di nomina a responsabile del trattamento, rispetto ai quali l'Amministratore riveste la qualità di titolare.
Il Titolare non adotta processi decisionali automatizzati, ivi compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano in modo analogamente significativo sull'interessato ai sensi dell'art. 22 GDPR.
L'interessato può esercitare, nei limiti e alle condizioni previste dal GDPR, i seguenti diritti nei confronti del Titolare:
I diritti possono essere esercitati inviando richiesta ai recapiti del Titolare indicati alla sezione 1. Per i trattamenti dei dati dei condòmini, rispetto ai quali l'Amministratore è titolare e Multicerta responsabile, gli interessati esercitano i propri diritti nei confronti dell'Amministratore.
L'interessato ha il diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali, ai sensi dell'art. 77 GDPR, ovvero di adire l'autorità giudiziaria competente. I recapiti dell'Autorità sono disponibili sul sito istituzionale www.garanteprivacy.it.
Il Titolare si riserva di modificare o aggiornare la presente informativa, anche in conseguenza di mutamenti normativi o organizzativi. La versione aggiornata sarà resa disponibile sulla Piattaforma con indicazione della data di ultimo aggiornamento.